K
Katalog pojęć

Kategorie archiwalne

1. Kategoria A
2. Kategoria B: BC i BE

ad. 1. Symbolem A określamy materiały archiwalne posiadające trwałą wartość historyczną, których czas przechowywania jest nieograniczony. Należą do nich, m.in.: sprawozdania finansowe, akty powstania przedsiębiorstw czy akty własności nieruchomości.
Tego typu rzeczy mają wartość historyczną. Muszą być przechowywane w archiwum zakładowym, a następnie przekazane do archiwum państwowego.

Każda firma powinna posiadać Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA), który podaje właściwe dla firmy hasła klasyfikacyjne i kategorię archiwalną przy hasłach, dla których zakłada się teczki. Z takiego wykazu wynika, jaką kategorię archiwalną mieć będzie dokument o danym haśle klasyfikacyjnym dla komórki macierzystej i innych komórek.

 

ad. 2. Symbolem B oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej.
- Symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym. Po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ona brakowaniu (niszczeniu). Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia, po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych. Przykładem tego typu dokumentacji są: dowody księgowe B5, akta osobowe B50, listy płac i karty wynagrodzeń pracowników B50, czy deklaracje podatkowe B5.
- Symbolem BC oznacza się dokumentację, która ma krótkotrwałe znaczenie praktyczne, a po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę.
- Symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany jej kategorii.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznając ją za materiały archiwalne.

Przykładowy proces uporządkowania zasobu akt osobowych

Zgodny z zaleceniami Archiwum Państwowego.

  1. Uporządkowanie akt (nadanie aktom właściwego układu, w przypadku rozproszenia akt danego pracownika w kilku kopertach osobowych połączenie akt w porządku chronologicznym według kolejnych okresów zatrudnienia, ponumerowanie każdej zapisanej strony akt, usunięcie części metalowych)
  2. Przeszycie akt bawełnianą tasiemką, po wzmocnieniu grzbietu formatkami z tektury bezkwasowej, odłożenie akt do koperty z papieru bezkwasowego
  3. Opisanie kopert zgodnie z wzorem załączonym do w/w zaleceń pokontrolnych, z właściwą nazwą zespołu archiwalnego (jednostki organizacyjnej)
  4. Ułożenie kopert z aktami osobowymi w porządku alfabetycznym
  5. Zewidencjonowanie akt w spisach zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego, osobnych dla każdego zespołu archiwalnego, a następnie oznaczenie kopert z aktami dwuczłonową sygnaturą archiwalną wynikającą z tej ewidencji
  6. Zapakowanie kopert z aktami osobowymi do pudełek z litej tektury bezkwasowej (o wymiarach 35 x 25 x 11 cm), wpisanie na grzbiecie tych pudełek nazwy zespołu archiwalnego i komórki organizacyjnej oraz skrajnych sygnatur archiwalnych kopert znajdujących się w danym pudełku
  7. Przygotowanie w 1 egzemplarzu ewidencji akt osobowych, celem przesłania przez Zamawiającego do Archiwum Państwowego

Rodzaje dokumentów występujących w firmach

Akta:

  • ogólne
  • normatywne
  • osobowe lub personalne
  • stanu cywilnego
  • sądowe
  • notarialne
  • finansowo – księgowe
  • medyczne
  • gruntowe i hipoteczne
  • sprawy

Dokumentacja techniczna:

  • inwestycyjna
  • konstrukcyjna
  • technologiczna
  • fabryczna
  • naukowo-techniczna i badawczo-rozwojowa
  • techniczno-budowlana

Dokumentacja geologiczna
Dokumentacja geodezyjna i kartograficzna
Dokumentacja audiowizualna
Dokumentacja elektroniczna

Dokumentacja rachunkowa – okres przechowywania

Art. 74 ustawy o rachunkowości mówi, iż zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:

  • księgi rachunkowe – 5 lat
  • karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną
  • dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku, którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione
  • dokumentacje przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji
  • dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat
  • pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat

Wskazane okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Podsumowując, dokumenty takie jak: faktury, umowy zlecenia, rozliczenie samochodów służbowych, przedsiębiorca winien przechowywać przez okres 5 lat. Termin ten należy liczyć analogicznie jak w przypadku dokumentacji podatkowej.

Dokumentacja podatkowa – okres przechowywania

Powinna być przechowywana przez pracodawcę do czasu upływu terminu przedawnienia jego zobowiązania podatkowego jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, a zatem przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Tak więc PIT-y za 2008 r. winny być przechowywane w przedsiębiorstwie do końca 2014 r.

Dokumentacja ubezpieczeniowa – okres przechowywania

Dokumenty takie jak zaświadczenia Z3, dot. kontroli zwolnień lekarskich, wyrejestrowania pracowników z ZUS, czy wypłaconych zasiłków rodzinnych, winny być przechowywane przez okres wskazany w art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z brzmieniem cyt. przepisu płatnik składek jest zobowiązany przechować kopie dokumentacji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów je korygujących przez okres 5 lat od dnia przekazania ich do ZUS w formie elektronicznej lub papierowej. Należy jednakże pamiętać, iż termin ten dotyczy jedynie dokumentów złożonych po dniu 1 stycznia 2012 r. W przypadku dokumentów złożonych w 2011 r. lub wcześniej okres przechowywania wynosi 10 lat.
Zgodnie z brzmieniem przepisu zawartego art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z FUS płatnik składek musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty (np. skrócone listy płac, wykaz nadgodzin, premie uznaniowe, paski do wypłaty, zajęcia komornicze, szkolenia pracowników), przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika.

Inne dokumenty – okres przechowywania

Przepisy nie zawierają szczegółowych uregulowań dotyczących okresu przechowywania wyciągów z rachunków bankowych. Jednakże w interesie przedsiębiorcy leży przechowanie ich tak długo, jak długo mogą one okazać się potrzebne przy dokumentowaniu praw i obowiązków z zakresu podatków oraz ubezpieczeń społecznych. Podobnie należy postąpić z dokumentami polis. Z uwagi, iż stanowią one dowód opłacenia składki ubezpieczeniowej winny być przechowywane przez Spółkę do czasu upływu okresu przedawnienia, tj. przez okres 3 lat terminu uiszczenia składki.
Przepisy nie zawierają też szczegółowych regulacji dot. przechowywania innych dokumentów, ale pracodawca mając na uwadze okres przedawnienia roszczeń pracowniczych oraz okoliczność, iż mogą one być pomocne w razie sporów sądowych, z ostrożności winien przechowywać takie dokumenty min. przez 3 lata od początku roku następującego po roku, którego dotyczą.
Dopiero po upływie wskazanych wyżej okresów dokumenty mogą być zniszczone.

Jednolity system elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD)

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) – jest to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67, § 2 pkt 13).

Decyzja o wyborze systemu (tradycyjnego lub elektronicznego) należy do kierownika podmiotu.
Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego – poza wyjątkami wskazanymi w katalogu włączeń – jest niedopuszczalne (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67, § 1 ust. 2–6.).

Dane osobowe

Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osoba możliwa do zidentyfikowania to, wg ustawy o ochronie danych osobowych, osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.
Powyższa definicja, zawarta w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, jest tożsama z definicją zawartą w Dyrektywie 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych. Za szczególną kategorię danych osobowych wspomniana dyrektywa uznaje dane z zakresu ochrony zdrowia.
Polskie ustawodawstwo jednak nie precyzuje, jakie konkretne dane można uznać za dane osobowe lub dane jednostkowe. W związku z tym powinniśmy odwołać się do znanych i uznanych standardów.

Jednostkowe dane osobowe

Jednostkowe dane osobowe wg Health Insurance Portability and Accountability Act*:
• Imię i nazwisko – włączając aktualne, wcześniejsze oraz panieńskie nazwisko matki
• Adres pocztowy – wraz ze wszystkimi geograficznymi regionami mniejszymi niż województwo, włączając powiat, miasto, dzielnicę i odpowiadające im kody geograficzne wraz z kodem pocztowym
• Wszystkie elementy dat (z wyłączeniem roku) dla dat bezpośrednio powiązanych z jednostką, włączając datę urodzenia, ewentualne daty przystąpienia/odstąpienia (organizacji, leczenia itp.), datę śmierci, oraz liczby określające wiek powyżej 89 lat wraz ze wszystkimi elementami dat (włączając rok), które mogą na taki wiek wskazywać, z wyłączeniem zbiorczej kategorii wiekowej „90 i powyżej”.
• Numery telefonów, faksów
• Adresy poczty elektronicznej (e-mail)
• Numery ubezpieczeń społecznych
• Numery dokumentacji medycznych
• Numery kont bankowych
• Numery certyfikatów, licencji, uprawnień
• Numery identyfikacyjne pojazdów, włączając numery tablic rejestracyjnych
• Numery seryjne i identyfikacyjne urządzeń
• Sieciowe adresy URL (Universal Resource Locator)
• Sieciowe adresy IP (Internet Protocol)
• Identyfikatory biometryczne, włączając odciski palców i głosu
• Obrazy fotograficzne pełnej twarzy lub inne porównywalne obrazy
• Inne unikalne numery identyfikacyjne, charakterystyki lub kody

* Health Insurance Portability and Accountability Act (Ustawa o przenoszeniu i odpowiedzialności za ubezpieczenia zdrowotne) obowiązująca w USA od 1996 r. proponuje zasady odnoszące się do norm ochrony prywatności informacji zdrowotnych identyfikowalnych osobowo.

Co to jest e-faktura?

To faktura wystawiona i przesłana w formie elektronicznej.
Zgodnie z art. 2 aktualnej ustawy o VAT faktury elektroniczne są traktowane na równi z papierowymi. W myśl przepisów prawa od 1 stycznia 2013 r. e-faktura zostaje zrównana prawnie z fakturą papierową. Wskutek tego istnieje takie samo prawo dochodzenia swoich należności.

Od 1 stycznia 2013 roku istnieje dowolność sposobu archiwizowania faktur. e-faktury można przechowywać w archiwum elektronicznym lub po wydrukowaniu razem z fakturami tradycyjnymi. Podobne zasady dotyczą faktur papierowych. Mogą one być przechowywane w tradycyjnym archiwum, bądź po zeskanowaniu w archiwum elektronicznym. Oryginalne dokumenty papierowe mogą być wówczas zniszczone. W obu przypadkach istnieje obowiązek przechowywania faktur do momentu przedawnienia obowiązku podatkowego.

W celu zapewnienia organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostępu do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, faktury te muszą być przechowywane w formie elektronicznej z łatwym dostępem do archiwum faktur elektronicznych. Najbardziej popularnym sposobem jest założenie użytkownika z odpowiednim dostępem do archiwum elektronicznego.

Archiwizowanie faktur i e-faktur

Od 1 stycznia 2013 roku istnieje dowolność sposobu archiwizowania faktur. e-faktury można przechowywać w archiwum elektronicznym lub po wydrukowaniu razem z fakturami tradycyjnymi. Podobne zasady dotyczą faktur papierowych. Mogą one być przechowywane w tradycyjnym archiwum, bądź po zeskanowaniu w archiwum elektronicznym. Oryginalne dokumenty papierowe mogą być wówczas zniszczone.

W obu przypadkach istnieje obowiązek przechowywania faktur do momentu przedawnienia obowiązku podatkowego.
W celu zapewnienia organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostępu do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, faktury te muszą być przechowywane w formie elektronicznej z łatwym dostępem do archiwum faktur elektronicznych. Najbardziej popularnym sposobem jest założenie użytkownika z odpowiednim dostępem do archiwum elektronicznego.

Czego potrzebujemy, by korzystać z e-faktury?

Aby korzystać z e-faktury niezbędne jest posiadanie:
- adresu e-mail
- bezpłatnego programu do przeglądania plików PDF – Adobe Acrobat Reader

Podstawy prawne fakturowania

Od 1 stycznia 2014 r. przepisy dotyczące fakturowania, w tym fakturowania elektronicznego, zostały kompleksowo uregulowane bezpośrednio w ustawie o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054 ze zm. „Ustawa VAT”).
Od 1 stycznia 2013 roku nie ma obowiązku wyrażania formalnej zgody na otrzymywanie e-faktur. Wystarczy zgoda ustna lub tzw. zgoda dorozumiana, polegająca na tym, że nabywca nie wyraził sprzeciwu do otrzymywania rozliczeń w takiej formie.
e-faktury można przechowywać w archiwum elektronicznym lub po wydrukowaniu razem z fakturami tradycyjnymi. Podobne zasady dotyczą faktur papierowych. Mogą one być przechowywane w tradycyjnym archiwum, bądź po zeskanowaniu w archiwum elektronicznym. Oryginalne dokumenty papierowe mogą być wówczas zniszczone. W obu przypadkach istnieje obowiązek przechowywania faktur do momentu przedawnienia obowiązku podatkowego.

Podstawowe korzyści z e-fakturowania

Przede wszystkim są to znaczne oszczędności dla firmy, w porównaniu do papierowych faktur VAT. Poza tym e-faktura:

  • pozwala na uniknięcie kosztów związanych z opłatami pocztowymi i archiwizacją dokumentów
  • skraca czas dotarcia faktury do odbiorcy i zapewnia gwarancję
  • usprawnia cash flow
  • zapewnia zainteresowanym działom szybki dostęp do informacji
  • łatwo ją połączyć w systemie z innymi dokumentami sprawy, której dotyczy: np. z zamówieniem i dokumentami dostawy
  • jest w pełni ekologiczna – oszczędza papier, ogranicza zanieczyszczenie powodowane przez tonery drukarek

Czynności przy sporządzaniu normatywów i JRWA

Przy sporządzaniu normatywów i JRWA do czynności należą:
- audyt w komórkach merytorycznych wytwarzających dokumenty w obecności koordynatora ze strony Szpitala)
- określenie potrzeb
- sporządzenie normatywów
- weryfikacja przez klienta

Kolejnymi etapami są konsultacje z Archiwum Państwowym.

Państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne

Pojęcie państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) przedstawia się następująco:

– państwowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca własność Skarbu Państwa w 100%, państwowa osoba prawna
– samorządowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca własność jednostek samorządu terytorialnego w 100%, samorządowa osoba prawna
– państwowo-samorządowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca po części własność państwową, a po części samorządu terytorialnego.

Przepisy kancelaryjne i archiwalne wprowadzają kierownicy jednostek organizacyjnych.

Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są posiadać i stosować:
1) instrukcję kancelaryjną
2) jednolity rzeczowy wykaz akt
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt) - zwane „przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi”

System kancelaryjny bezdziennikowy

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w ww. organach i jednostkach musi być prowadzona w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, co w połączeniu z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) oraz § 4 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140) oznacza, że w każdym wyżej wymienionym podmiocie, obowiązuje system kancelaryjny bezdziennikowy.

Organy gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki, organy powiatu i starostwa powiatowe, organy samorządu województwa i urzędy marszałkowskie, organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy stosują rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140).

Każdy inny podmiot niż wyżej wymienione musi posiadać komplet własnych aktualnych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, opracowanych przez siebie i uzgodnionych z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna jest to procedura określająca:

  • w jaki sposób mają zostać zarejestrowane dokumenty przychodzące i wychodzące
  • w jaki sposób należy postępować i przekazywać dokumentacje wewnątrz organizacji
  • jakim procedurom mają podlegać dokumenty w konkretnych rygorach czasowych
  • do kogo ma trafić przyjęta dokumentacja i kto za tę dokumentacje odpowiada
  • dziennik /rejestr wysyłek okresowych dokumentacji wychodzącej

Instrukcja ma na celu usystematyzowanie ewidencji dokumentów i określenie ich późniejszej lokalizacji w firmie.

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt)

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt) powinna regulować postępowanie w archiwum zakładowym (składnicy akt) z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Powinna także regulować organizację archiwum zakładowego (składnicy akt).

RWA lub JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt)

JRWA lub RWA jest jednolitym, rzeczowym, niezależnym od struktury organizacyjnej podmiotu/urzędu, opisem/klasyfikacją dokumentów, który zawiera ich kwalifikację archiwalną.
Opisuje wszystkie zagadnienia z zakresu działalności podmiotu/urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną.
Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Oznaczenia są opisywane na każdym dokumencie trafiającym do archiwum zakładowego w poszczególnych jednostek organizacyjnych lub spółek grupy.
RWA/JRWA ma na celu ujednolicenie nazewnictwa dokumentów w archiwum zakładowym dla całej organizacji.

Instrukcja archiwalna

Instrukcja archiwalna jest to procedura określająca sposób przechowywania dokumentacji i jej późniejszego brakowania i niszczenia.

  • opisuje jak należy przygotowywać dokumentacje do przekazania do archiwum zakładowego i w jaki sposób należy ją oznaczać 
  • określa / kategoryzuje terminy przydatności dokumentu dla organizacji (w oparciu o wymagania wewnętrzne lub dla jednostek państwowych w oparciu o ustawę)
  • określa sposoby przejmowania dokumentacji i ich pakowania, relokacji oraz udostępniania
  • określa stopnie dostępu do zasobów dla poszczególnych grup pracowniczych lub grup spółek w oparciu o przepisy wewnętrzne spółki lub instytucji

Instrukcja ma na celu usystematyzowanie kroków w postępowaniu przejęcia, przechowywania i udostępniania dokumentacji wewnątrz organizacji.

Konstrukcja JRWA

Konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej „wykazem akt”, opiera się na następujących podstawach:
1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;
2) ujęciu w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień;
3) systemie klasyfikacji dziesiętnej;
4) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.

Jednolitość klasyfikacji dokumentacji polega na niezależności tej klasyfikacji od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu.

Ujęcie w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot skutkuje koniecznością stałego monitoringu wykazu akt pod kątem pojawiania się nowych zadań w podmiocie, tak by grupy rzeczowe wprowadzane były do wykazu akt zanim pojawi się dokumentacja związana z realizacją danego zadania.

Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku
z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej „klasami głównymi”.
W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum – dwie, maksimum – dziesięć). Dalszy podział klas na dalsze rzędy dokonywany jest analogicznie. Dokonywanie dalszego podziału klas uwarunkowane jest dążeniem do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

Ustalenie dla kas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Wykaz akt cechuje się budową logiczną, czyli każda klasa jest rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, przy czym klasa niższego rzędu zawsze wywodzi się z klasy wyższego rzędu. W ten sposób klasa wyższego rzędu mieści w sobie wszystkie zagadnienia przyporządkowane do klas niższego rzędu w ramach tej klasy.

Oparcie wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej powoduje, że każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr w następujący sposób:
1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od „0” do „9”;
2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od „00” do „99”;
3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od „000” do „999”;
4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od „0000” do „9999”.

 

Symbole klasyfikacyjne

I

II

III

IV

0

 

 

 

 

00

 

 

 

 

000

 

 

 

 

0000

 

 

 

0001

 

 

001

 

 

01

 

 

 

 

010

 

 

 

011

 

 

 

 

0110

 

 

 

0111

1

 

 

 

 

10

 

 

 

 

100

 

 

 

101

 

 

 

 

1010

 

 

 

1011

 

11

 

 

 

 

110

 

 

 

111

 

Niektóre klasy różnych rzędów pozostawia się wolne na wypadek rozbudowy wykazu akt o nowe zagadnienia w działalności podmiotu.

Na opis klasy w wykazie akt składają się:
1) symbol klasyfikacyjny;
2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;
3) w razie potrzeby – uszczegółowienie hasła poprzez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, wskazanie nietypowych metod liczenia okresów przechowywania, czy określenie kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej;
4) w przypadku klas końcowych – kategoria archiwalna.

Dokumentacja medyczna

To zbiór materiałów zawierających dane i informacje medyczne na temat stanu zdrowia pacjentów, a także udzielanych im świadczeń zdrowotnych podczas pobytu w szpitalu lub wizyt w przychodniach.

Rodzaje i zakres dokumentacji medycznej reguluje rozporządzenie Ministra Zdrowia z 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U. z 2010 r. Nr 252, poz. 1697 ze zm.)

Dokumentację medyczną, w sposób czytelny, muszą prowadzić wszystkie podmioty lecznicze,. Wpisy do niej należy sporządzać w porządku chronologicznym, a pod każdym musi być podpis osoby sporządzającej jakiekolwiek adnotacje dot. pacjenta.
Błędnych wpisów nie wolno usuwać. Należy je skreślić, a osoba dokonująca korekty powinna obok wpisać datę i czytelnie się podpisać.

Podział dokumentacji medycznej

Dokumentacja medyczna dzieli się na:

  • indywidualną – dotyczy konkretnego pacjenta korzystającego z usług medycznych w szpitalu lub przychodni
  • zbiorczą – odnosi się do ogółu chorych korzystających ze świadczeń zdrowotnych w placówce medycznej. Należą do niej księgi, rejestry, formularze, itp.

Dokumentacja medyczna indywidualna dzieli się na dwie grupy:

  • wewnętrzną – przeznaczoną na potrzeby zakładu, np.: historia zdrowia i choroby, w której dokonuje się wpisów o wydaniu pacjentowi niezbędnych dokumentów, np. w trakcie jego wypisywania ze szpitala lub załącza jej kopie,
  • zewnętrzną – skierowaną do pacjenta, np.: skierowanie do szpitala, zaświadczenia, orzeczenia, skierowania na konsultacje, opinie lekarskie oraz karta informacyjna dotycząca przebiegu leczenia szpitalnego.

Medyczne dokumenty wrażliwe

Szpitale, przychodnie i inne placówki opieki zdrowotnej, a także apteki tworzą i przechowują znaczące zasoby dokumentów wrażliwych. Najważniejsze w tym wypadku są:

  • kartoteki pacjentów 
  • zapisy medyczne 
  • wyniki badań 
  • zdjęcia RTG 
  • rozliczenia, zamówienia, faktury, umowy prawne

Do tej kategorii należy też dokumentacja związana z zatrudnionymi pracownikami. Archiwizuje się ją na takich zasadach, jak w innych zakładach pracy.

Zasady przechowywania dokumentacji medycznej

Podmiot leczniczy musi przechowywać dokumentację medyczną przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano w niej ostatniego wpisu. Od tego przepisu są wyjątki:

  • W przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon – po upływie tego terminu zostaje zniszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. 
  • Zdjęcia rentgenowskie, przechowywane poza dokumentacją indywidualną wewnętrzną, są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie – po upływie tego terminu zostają zniszczone w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. 
  • Skierowania na badania lub zlecenia lekarza są przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zrealizowano świadczenie będące przedmiotem skierowania lub zlecenia – po upływie tego terminu zostaje zniszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. 
  • Dokumentacja medyczna dotycząca dzieci do ukończenia drugiego roku życia jest przechowywana przez okres 22 lat.

Zarządzanie e-dokumentacją medyczną – obowiązkowe od 1 sierpnia 2017 r.

Obligatoryjne prowadzenie dokumentacji medycznej w formie elektronicznej przesunięto z 1 sierpnia 2014 r na 1 sierpnia 2017 r., nowelizując ustawę z 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia. System informatyczny powinien przede wszystkim wspierać procesy leczenia pacjenta, a nie ogniskować się wokół funkcji rozliczeniowych z NFZ. Powinien:
• zapewnić personelowi medycznemu łatwy dostęp do historii choroby pacjenta
• przypominać o zadaniach
• wspierać decyzje w zakresie ordynacji leków.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia z 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, system informatyczny w placówce medycznej musi zapewnić minimum:

  • zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem lub utratą 
  • zachowanie integralności i wiarygodności dokumentacji 
  • stały dostęp do dokumentacji dla osób uprawnionych oraz zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych 
  • identyfikację osoby udzielającej świadczeń zdrowotnych i rejestrowanych przez nią zmian 
  • udostępnienie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji lub jej części będącej formą dokumentacji określonej w rozporządzeniu, w formacie XML i PDF 
  • eksport całości danych w formacie XML w sposób zapewniający możliwość odtworzenia tej dokumentacji w innym systemie teleinformatycznym 
  • wydrukowanie dokumentacji w formach określonych w rozporządzeniu.

Czynności kancelaryjne w systemie EZD

System można uznać za EZD, jeśli wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach tego systemu. Dotyczy to przede wszystkim:

  1. prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw
  2. wykonywania dekretacji
  3. wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma
  4. prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w systemach informatycznych przeznaczonych do załatwiania określonych rodzajów spraw, innych niż EZD
  5. gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych sprawach (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67, § 10).