1. Kategoria A
2. Kategoria B: BC i BE

ad. 1. Symbolem A określamy materiały archiwalne posiadające trwałą wartość historyczną, których czas przechowywania jest nieograniczony. Należą do nich, m.in.: sprawozdania finansowe, akty powstania przedsiębiorstw czy akty własności nieruchomości.
Tego typu rzeczy mają wartość historyczną. Muszą być przechowywane w archiwum zakładowym, a następnie przekazane do archiwum państwowego.

Każda firma powinna posiadać Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA), który podaje właściwe dla firmy hasła klasyfikacyjne i kategorię archiwalną przy hasłach, dla których zakłada się teczki. Z takiego wykazu wynika, jaką kategorię archiwalną mieć będzie dokument o danym haśle klasyfikacyjnym dla komórki macierzystej i innych komórek.

 

ad. 2. Symbolem B oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej.
- Symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym. Po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ona brakowaniu (niszczeniu). Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia, po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych. Przykładem tego typu dokumentacji są: dowody księgowe B5, akta osobowe B50, listy płac i karty wynagrodzeń pracowników B50, czy deklaracje podatkowe B5.
- Symbolem BC oznacza się dokumentację, która ma krótkotrwałe znaczenie praktyczne, a po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę.
- Symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany jej kategorii.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznając ją za materiały archiwalne.

Zgodny z zaleceniami Archiwum Państwowego.

1. Uporządkowanie akt (nadanie aktom właściwego układu, w przypadku rozproszenia akt danego pracownika w kilku kopertach osobowych połączenie akt w porządku chronologicznym według kolejnych okresów zatrudnienia, ponumerowanie każdej zapisanej strony akt, usunięcie części metalowych)
2. Przeszycie akt bawełnianą tasiemką, po wzmocnieniu grzbietu formatkami z tektury bezkwasowej, odłożenie akt do koperty z papieru bezkwasowego
3. Opisanie kopert zgodnie z wzorem załączonym do w/w zaleceń pokontrolnych, z właściwą nazwą zespołu archiwalnego (jednostki organizacyjnej)
4. Ułożenie kopert z aktami osobowymi w porządku alfabetycznym
5. Zewidencjonowanie akt w spisach zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego, osobnych dla każdego zespołu archiwalnego, a następnie oznaczenie kopert z aktami dwuczłonową sygnaturą archiwalną wynikającą z tej ewidencji
6. Zapakowanie kopert z aktami osobowymi do pudełek z litej tektury bezkwasowej (o wymiarach 35 x 25 x 11 cm), wpisanie na grzbiecie tych pudełek nazwy zespołu archiwalnego i komórki organizacyjnej oraz skrajnych sygnatur archiwalnych kopert znajdujących się w danym pudełku
7. Przygotowanie w 1 egzemplarzu ewidencji akt osobowych, celem przesłania przez Zamawiającego do Archiwum Państwowego

Akta:

• ogólne
• normatywne
• osobowe lub personalne
• stanu cywilnego
• sądowe
• notarialne
• finansowo – księgowe
• medyczne
• gruntowe i hipoteczne
• sprawy

Dokumentacja techniczna:

• inwestycyjna
• konstrukcyjna
• technologiczna
• fabryczna
• naukowo-techniczna i badawczo-rozwojowa
• techniczno-budowlana

Dokumentacja geologiczna
Dokumentacja geodezyjna i kartograficzna
Dokumentacja audiowizualna
Dokumentacja elektroniczna

Art. 74 ustawy o rachunkowości mówi, iż zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:

• księgi rachunkowe – 5 lat
• karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat
• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną
• dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku, którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione
• dokumentacje przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności
• dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji
• dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat
• pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat

Wskazane okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Podsumowując, dokumenty takie jak: faktury, umowy zlecenia, rozliczenie samochodów służbowych, przedsiębiorca winien przechowywać przez okres 5 lat. Termin ten należy liczyć analogicznie jak w przypadku dokumentacji podatkowej.

Powinna być przechowywana przez pracodawcę do czasu upływu terminu przedawnienia jego zobowiązania podatkowego jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, a zatem przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Tak więc PIT-y za 2016 r. winny być przechowywane w przedsiębiorstwie do końca 2022 r.

Dokumenty takie jak zaświadczenia Z3, dot. kontroli zwolnień lekarskich, wyrejestrowania pracowników z ZUS, czy wypłaconych zasiłków rodzinnych, winny być przechowywane przez okres wskazany w art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z brzmieniem cyt. przepisu płatnik składek jest zobowiązany przechować kopie dokumentacji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów je korygujących przez okres 5 lat od dnia przekazania ich do ZUS w formie elektronicznej lub papierowej. Należy jednakże pamiętać, iż termin ten dotyczy jedynie dokumentów złożonych po dniu 1 stycznia 2012 r. W przypadku dokumentów złożonych w 2011 r. lub wcześniej okres przechowywania wynosi 10 lat.
Zgodnie z brzmieniem przepisu zawartego art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z FUS płatnik składek musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty (np. skrócone listy płac, wykaz nadgodzin, premie uznaniowe, paski do wypłaty, zajęcia komornicze, szkolenia pracowników), przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika.

Przepisy nie zawierają szczegółowych uregulowań dotyczących okresu przechowywania wyciągów z rachunków bankowych. Jednakże w interesie przedsiębiorcy leży przechowanie ich tak długo, jak długo mogą one okazać się potrzebne przy dokumentowaniu praw i obowiązków z zakresu podatków oraz ubezpieczeń społecznych. Podobnie należy postąpić z dokumentami polis. Z uwagi, iż stanowią one dowód opłacenia składki ubezpieczeniowej winny być przechowywane przez Spółkę do czasu upływu okresu przedawnienia, tj. przez okres 3 lat terminu uiszczenia składki.
Przepisy nie zawierają też szczegółowych regulacji dot. przechowywania innych dokumentów, ale pracodawca mając na uwadze okres przedawnienia roszczeń pracowniczych oraz okoliczność, iż mogą one być pomocne w razie sporów sądowych, z ostrożności winien przechowywać takie dokumenty min. przez 3 lata od początku roku następującego po roku, którego dotyczą.
Dopiero po upływie wskazanych wyżej okresów dokumenty mogą być zniszczone.

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) – jest to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67, § 2 pkt 13).

Decyzja o wyborze systemu (tradycyjnego lub elektronicznego) należy do kierownika podmiotu.
Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego – poza wyjątkami wskazanymi w katalogu włączeń – jest niedopuszczalne (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67, § 1 ust. 2–6.).

Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osoba możliwa do zidentyfikowania to, wg ustawy o ochronie danych osobowych, osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.
Powyższa definicja, zawarta w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, jest tożsama z definicją zawartą w Dyrektywie 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych. Za szczególną kategorię danych osobowych wspomniana dyrektywa uznaje dane z zakresu ochrony zdrowia.
Polskie ustawodawstwo jednak nie precyzuje, jakie konkretne dane można uznać za dane osobowe lub dane jednostkowe. W związku z tym powinniśmy odwołać się do znanych i uznanych standardów.

Jednostkowe dane osobowe wg Health Insurance Portability and Accountability Act*:
• Imię i nazwisko – włączając aktualne, wcześniejsze oraz panieńskie nazwisko matki
• Adres pocztowy – wraz ze wszystkimi geograficznymi regionami mniejszymi niż województwo, włączając powiat, miasto, dzielnicę i odpowiadające im kody geograficzne wraz z kodem pocztowym
• Wszystkie elementy dat (z wyłączeniem roku) dla dat bezpośrednio powiązanych z jednostką, włączając datę urodzenia, ewentualne daty przystąpienia/odstąpienia (organizacji, leczenia itp.), datę śmierci, oraz liczby określające wiek powyżej 89 lat wraz ze wszystkimi elementami dat (włączając rok), które mogą na taki wiek wskazywać, z wyłączeniem zbiorczej kategorii wiekowej „90 i powyżej”.
• Numery telefonów, faksów
• Adresy poczty elektronicznej (e-mail)
• Numery ubezpieczeń społecznych
• Numery dokumentacji medycznych
• Numery kont bankowych
• Numery certyfikatów, licencji, uprawnień
• Numery identyfikacyjne pojazdów, włączając numery tablic rejestracyjnych
• Numery seryjne i identyfikacyjne urządzeń
• Sieciowe adresy URL (Universal Resource Locator)
• Sieciowe adresy IP (Internet Protocol)
• Identyfikatory biometryczne, włączając odciski palców i głosu
• Obrazy fotograficzne pełnej twarzy lub inne porównywalne obrazy
• Inne unikalne numery identyfikacyjne, charakterystyki lub kody

* Health Insurance Portability and Accountability Act (Ustawa o przenoszeniu i odpowiedzialności za ubezpieczenia zdrowotne) obowiązująca w USA od 1996 r. proponuje zasady odnoszące się do norm ochrony prywatności informacji zdrowotnych identyfikowalnych osobowo.

To faktura wystawiona i przesłana w formie elektronicznej.
Zgodnie z art. 2 aktualnej ustawy o VAT faktury elektroniczne są traktowane na równi z papierowymi. W myśl przepisów prawa od 1 stycznia 2013 r. e-faktura zostaje zrównana prawnie z fakturą papierową. Wskutek tego istnieje takie samo prawo dochodzenia swoich należności.

Od 1 stycznia 2013 roku istnieje dowolność sposobu archiwizowania faktur. e-faktury można przechowywać w archiwum elektronicznym lub po wydrukowaniu razem z fakturami tradycyjnymi. Podobne zasady dotyczą faktur papierowych. Mogą one być przechowywane w tradycyjnym archiwum, bądź po zeskanowaniu w archiwum elektronicznym. Oryginalne dokumenty papierowe mogą być wówczas zniszczone. W obu przypadkach istnieje obowiązek przechowywania faktur do momentu przedawnienia obowiązku podatkowego.

W celu zapewnienia organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostępu do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, faktury te muszą być przechowywane w formie elektronicznej z łatwym dostępem do archiwum faktur elektronicznych. Najbardziej popularnym sposobem jest założenie użytkownika z odpowiednim dostępem do archiwum elektronicznego.

Od 1 stycznia 2013 roku istnieje dowolność sposobu archiwizowania faktur. e-faktury można przechowywać w archiwum elektronicznym lub po wydrukowaniu razem z fakturami tradycyjnymi. Podobne zasady dotyczą faktur papierowych. Mogą one być przechowywane w tradycyjnym archiwum, bądź po zeskanowaniu w archiwum elektronicznym. Oryginalne dokumenty papierowe mogą być wówczas zniszczone.

W obu przypadkach istnieje obowiązek przechowywania faktur do momentu przedawnienia obowiązku podatkowego.
W celu zapewnienia organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostępu do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, faktury te muszą być przechowywane w formie elektronicznej z łatwym dostępem do archiwum faktur elektronicznych. Najbardziej popularnym sposobem jest założenie użytkownika z odpowiednim dostępem do archiwum elektronicznego.

Aby korzystać z e-faktury niezbędne jest posiadanie:
- adresu e-mail
- bezpłatnego programu do przeglądania plików PDF – Adobe Acrobat Reader

Od 1 stycznia 2014 r. przepisy dotyczące fakturowania, w tym fakturowania elektronicznego, zostały kompleksowo uregulowane bezpośrednio w ustawie o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054 ze zm. „Ustawa VAT”).
Od 1 stycznia 2013 roku nie ma obowiązku wyrażania formalnej zgody na otrzymywanie e-faktur. Wystarczy zgoda ustna lub tzw. zgoda dorozumiana, polegająca na tym, że nabywca nie wyraził sprzeciwu do otrzymywania rozliczeń w takiej formie.
e-faktury można przechowywać w archiwum elektronicznym lub po wydrukowaniu razem z fakturami tradycyjnymi. Podobne zasady dotyczą faktur papierowych. Mogą one być przechowywane w tradycyjnym archiwum, bądź po zeskanowaniu w archiwum elektronicznym. Oryginalne dokumenty papierowe mogą być wówczas zniszczone. W obu przypadkach istnieje obowiązek przechowywania faktur do momentu przedawnienia obowiązku podatkowego.

Przede wszystkim są to znaczne oszczędności dla firmy, w porównaniu do papierowych faktur VAT. Poza tym e-faktura:

• pozwala na uniknięcie kosztów związanych z opłatami pocztowymi i archiwizacją dokumentów
• skraca czas dotarcia faktury do odbiorcy i zapewnia gwarancję
• usprawnia cash flow
• zapewnia zainteresowanym działom szybki dostęp do informacji
• łatwo ją połączyć w systemie z innymi dokumentami sprawy, której dotyczy: np. z zamówieniem i dokumentami dostawy
• jest w pełni ekologiczna – oszczędza papier, ogranicza zanieczyszczenie powodowane przez tonery drukarek

Przy sporządzaniu normatywów i JRWA do czynności należą:
- audyt w komórkach merytorycznych wytwarzających dokumenty w obecności koordynatora ze strony Szpitala)
- określenie potrzeb
- sporządzenie normatywów
- weryfikacja przez klienta

Kolejnymi etapami są konsultacje z Archiwum Państwowym.

Pojęcie państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) przedstawia się następująco:

– państwowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca własność Skarbu Państwa w 100%, państwowa osoba prawna
– samorządowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca własność jednostek samorządu terytorialnego w 100%, samorządowa osoba prawna
– państwowo-samorządowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca po części własność państwową, a po części samorządu terytorialnego.

Przepisy kancelaryjne i archiwalne wprowadzają kierownicy jednostek organizacyjnych.

Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są posiadać i stosować:
1) instrukcję kancelaryjną
2) jednolity rzeczowy wykaz akt
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt) - zwane „przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi”

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w ww. organach i jednostkach musi być prowadzona w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, co w połączeniu z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) oraz § 4 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140) oznacza, że w każdym wyżej wymienionym podmiocie, obowiązuje system kancelaryjny bezdziennikowy.

Organy gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki, organy powiatu i starostwa powiatowe, organy samorządu województwa i urzędy marszałkowskie, organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy stosują rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140).

Każdy inny podmiot niż wyżej wymienione musi posiadać komplet własnych aktualnych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, opracowanych przez siebie i uzgodnionych z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.

Instrukcja kancelaryjna jest to procedura określająca:

• w jaki sposób mają zostać zarejestrowane dokumenty przychodzące i wychodzące
• w jaki sposób należy postępować i przekazywać dokumentacje wewnątrz organizacji
• jakim procedurom mają podlegać dokumenty w konkretnych rygorach czasowych
• do kogo ma trafić przyjęta dokumentacja i kto za tę dokumentacje odpowiada
• dziennik /rejestr wysyłek okresowych dokumentacji wychodzącej

Instrukcja ma na celu usystematyzowanie ewidencji dokumentów i określenie ich późniejszej lokalizacji w firmie.

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt) powinna regulować postępowanie w archiwum zakładowym (składnicy akt) z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Powinna także regulować organizację archiwum zakładowego (składnicy akt).

JRWA lub RWA jest jednolitym, rzeczowym, niezależnym od struktury organizacyjnej podmiotu/urzędu, opisem/klasyfikacją dokumentów, który zawiera ich kwalifikację archiwalną.
Opisuje wszystkie zagadnienia z zakresu działalności podmiotu/urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną.
Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Oznaczenia są opisywane na każdym dokumencie trafiającym do archiwum zakładowego w poszczególnych jednostek organizacyjnych lub spółek grupy.
RWA/JRWA ma na celu ujednolicenie nazewnictwa dokumentów w archiwum zakładowym dla całej organizacji.

Instrukcja archiwalna jest to procedura określająca sposób przechowywania dokumentacji i jej późniejszego brakowania i niszczenia.

• opisuje jak należy przygotowywać dokumentacje do przekazania do archiwum zakładowego i w jaki sposób należy ją oznaczać 
• określa / kategoryzuje terminy przydatności dokumentu dla organizacji (w oparciu o wymagania wewnętrzne lub dla jednostek państwowych w oparciu o ustawę)
• określa sposoby przejmowania dokumentacji i ich pakowania, relokacji oraz udostępniania
• określa stopnie dostępu do zasobów dla poszczególnych grup pracowniczych lub grup spółek w oparciu o przepisy wewnętrzne spółki lub instytucji

Instrukcja ma na celu usystematyzowanie kroków w postępowaniu przejęcia, przechowywania i udostępniania dokumentacji wewnątrz organizacji.

Konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej „wykazem akt”, opiera się na następujących podstawach:
1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;
2) ujęciu w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień;
3) systemie klasyfikacji dziesiętnej;
4) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.

Jednolitość klasyfikacji dokumentacji polega na niezależności tej klasyfikacji od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu.

Ujęcie w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot skutkuje koniecznością stałego monitoringu wykazu akt pod kątem pojawiania się nowych zadań w podmiocie, tak by grupy rzeczowe wprowadzane były do wykazu akt zanim pojawi się dokumentacja związana z realizacją danego zadania.

Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku
z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej „klasami głównymi”.
W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum – dwie, maksimum – dziesięć). Dalszy podział klas na dalsze rzędy dokonywany jest analogicznie. Dokonywanie dalszego podziału klas uwarunkowane jest dążeniem do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

Ustalenie dla kas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Wykaz akt cechuje się budową logiczną, czyli każda klasa jest rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, przy czym klasa niższego rzędu zawsze wywodzi się z klasy wyższego rzędu. W ten sposób klasa wyższego rzędu mieści w sobie wszystkie zagadnienia przyporządkowane do klas niższego rzędu w ramach tej klasy.

Oparcie wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej powoduje, że każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr w następujący sposób:
1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od „0” do „9”;
2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od „00” do „99”;
3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od „000” do „999”;
4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od „0000” do „9999”.

 

Niektóre klasy różnych rzędów pozostawia się wolne na wypadek rozbudowy wykazu akt o nowe zagadnienia w działalności podmiotu.

Na opis klasy w wykazie akt składają się:
1) symbol klasyfikacyjny;
2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;
3) w razie potrzeby – uszczegółowienie hasła poprzez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, wskazanie nietypowych metod liczenia okresów przechowywania, czy określenie kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej;
4) w przypadku klas końcowych – kategoria archiwalna.

To zbiór materiałów zawierających dane i informacje medyczne na temat stanu zdrowia pacjentów, a także udzielanych im świadczeń zdrowotnych podczas pobytu w szpitalu lub wizyt w przychodniach.

Rodzaje i zakres dokumentacji medycznej reguluje rozporządzenie Ministra Zdrowia z 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U. z 2010 r. Nr 252, poz. 1697 ze zm.)

Dokumentację medyczną, w sposób czytelny, muszą prowadzić wszystkie podmioty lecznicze,. Wpisy do niej należy sporządzać w porządku chronologicznym, a pod każdym musi być podpis osoby sporządzającej jakiekolwiek adnotacje dot. pacjenta.
Błędnych wpisów nie wolno usuwać. Należy je skreślić, a osoba dokonująca korekty powinna obok wpisać datę i czytelnie się podpisać.

Dokumentacja medyczna dzieli się na:

• indywidualną – dotyczy konkretnego pacjenta korzystającego z usług medycznych w szpitalu lub przychodni
• zbiorczą – odnosi się do ogółu chorych korzystających ze świadczeń zdrowotnych w placówce medycznej. Należą do niej księgi, rejestry, formularze, itp.

Dokumentacja medyczna indywidualna dzieli się na dwie grupy:

• wewnętrzną – przeznaczoną na potrzeby zakładu, np.: historia zdrowia i choroby, w której dokonuje się wpisów o wydaniu pacjentowi niezbędnych dokumentów, np. w trakcie jego wypisywania ze szpitala lub załącza jej kopie,

• zewnętrzną – skierowaną do pacjenta, np.: skierowanie do szpitala, zaświadczenia, orzeczenia, skierowania na konsultacje, opinie lekarskie oraz karta informacyjna dotycząca przebiegu leczenia szpitalnego.

Szpitale, przychodnie i inne placówki opieki zdrowotnej, a także apteki tworzą i przechowują znaczące zasoby dokumentów wrażliwych. Najważniejsze w tym wypadku są:

• kartoteki pacjentów 
• zapisy medyczne 
• wyniki badań 
• zdjęcia RTG 
• rozliczenia, zamówienia, faktury, umowy prawne

Do tej kategorii należy też dokumentacja związana z zatrudnionymi pracownikami. Archiwizuje się ją na takich zasadach, jak w innych zakładach pracy.

Podmiot leczniczy musi przechowywać dokumentację medyczną przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano w niej ostatniego wpisu. Od tego przepisu są wyjątki:

• W przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon – po upływie tego terminu zostaje zniszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. 
• Zdjęcia rentgenowskie, przechowywane poza dokumentacją indywidualną wewnętrzną, są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie – po upływie tego terminu zostają zniszczone w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. 
• Skierowania na badania lub zlecenia lekarza są przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zrealizowano świadczenie będące przedmiotem skierowania lub zlecenia – po upływie tego terminu zostaje zniszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. 
• Dokumentacja medyczna dotycząca dzieci do ukończenia drugiego roku życia jest przechowywana przez okres 22 lat.

Obligatoryjne prowadzenie dokumentacji medycznej w formie elektronicznej przesunięto z 1 sierpnia 2014 r na 1 sierpnia 2017 r., nowelizując ustawę z 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia. System informatyczny powinien przede wszystkim wspierać procesy leczenia pacjenta, a nie ogniskować się wokół funkcji rozliczeniowych z NFZ. Powinien:
• zapewnić personelowi medycznemu łatwy dostęp do historii choroby pacjenta
• przypominać o zadaniach
• wspierać decyzje w zakresie ordynacji leków.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia z 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, system informatyczny w placówce medycznej musi zapewnić minimum:

• zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem lub utratą 
• zachowanie integralności i wiarygodności dokumentacji 
• stały dostęp do dokumentacji dla osób uprawnionych oraz zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych 
• identyfikację osoby udzielającej świadczeń zdrowotnych i rejestrowanych przez nią zmian 
• udostępnienie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji lub jej części będącej formą dokumentacji określonej w rozporządzeniu, w formacie XML i PDF 
• eksport całości danych w formacie XML w sposób zapewniający możliwość odtworzenia tej dokumentacji w innym systemie teleinformatycznym 
• wydrukowanie dokumentacji w formach określonych w rozporządzeniu.

System można uznać za EZD, jeśli wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach tego systemu. Dotyczy to przede wszystkim:

1. prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw
2. wykonywania dekretacji
3. wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma
4. prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w systemach informatycznych przeznaczonych do załatwiania określonych rodzajów spraw, innych niż EZD
5. gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych sprawach (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67, § 10).

RODO – unijne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które wprowadza największe od wielu lat, rewolucyjne zmiany w zakresie przetwarzania, wykorzystywania i przechowywania danych osobowych. Pozostawia jedynie obszary, które wymagają działań na poziomie krajowym. Prace nad dostosowaniem polskiego prawa do regulacji RODO koordynuje Ministerstwo Cyfryzacji.

Dotychczas obwiązująca dyrektywa o ochronie danych osobowych pochodzi sprzed 22 lat i jest przestarzała. Gdy zaczynała obowiązywać, Internet dopiero raczkował, a i inne dziedziny techniki nie były rozwinięte tak jak obecnie.

Najważniejsze zmiany, w skrócie, jakie wprowadza RODO, to:

• Bezpośrednia odpowiedzialność podmiotu, który przetwarza dane za złamanie przepisów RODO
• Obowiązek zgłaszania własnych naruszeń do właściwego organu nadzoru w ciągu 72 godzin od momentu ich wykrycia
• Wprowadzenie nowych lub uzupełnienie dotychczasowych zgód na przetwarzanie danych osobowych od osób, których dane dotyczą
• Rozbudowanie obowiązku informacyjnego w stosunku do osób, których dane są przetwarzane
• Ograniczenie przetwarzania danych osobowych przez firmy w celu tzw. profilowania klientów
• Obowiązek firm zarówno kontrolujących, jak i przetwarzających dane do wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych Osobowych
• Obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzana danych osobowych
• Zakaz przesyłania danych, bez zachowania odpowiedniego poziomu zabezpieczeń

Nowe prawo nakłada szereg obowiązków na wszystkie podmioty, firmy i instytucje, które gromadzą i przetwarzają dane osobowe i informacje o swoich klientach. Z drugiej strony podniesie jakość i aktualność przetwarzanych danych osobowych, a co najważniejsze – przyznaje osobom fizycznym szereg nowych uprawnień, które mają zwiększyć ich kontrolę nad tym, jak wykorzystywane są ich dane:

• ukróca praktykę wykorzystywania danych bez naszej zgody
• wzmacnia nasze prawo dostępu i wglądu w nasze dane
• daje nam prawo do bycia zapomnianym
• zwiększa bezpieczeństwo i cyberbezpieczeństwo przetwarzania danych
• daje uprawnienia poszkodowanym do dochodzenia swoich praw w sądzie cywilnym
• przewiduje uprawnienia dla organizacji społecznych do dochodzenia roszczeń i wspierania poszkodowanych jednostek

Za złamanie obowiązujących przepisów regulujących ochronę danych osobowych przedsiębiorcom grożą sankcje o charakterze karnym, administracyjnoprawnym, jak i cywilnoprawnym.

RODO wchodzi w życie 25 maja 2018 r.

1 stycznia 2019 weszły w życie zmiany, zgodnie z którymi pracodawca decyduje, czy przechowywać i archiwizować dokumentację pracowniczą w formie papierowej czy elektronicznej.

Wielu pracodawców prowadziło dokumentację kadrową w formie mieszanej, papierowo-elektronicznej. Od 1 stycznia 2019 r. muszą decydować, przy jakiej formie chcą pozostać.

Ustawa reguluje też kwestie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru, zarówno po okresie ich 10-letniego przechowywania, jak i wtedy, gdy pracodawca decyduje się przejść z wersji papierowej teczek na elektroniczną lub odwrotnie.

Ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw.

6 lutego 2018 prezydent podpisał ustawę o skróceniu czasu przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych. Od stycznia 2019 pracodawca będzie mógł je przechowywać 10 lat, a nie 50 jak dotychczas. W związku z tą istotną zmianą, pracodawca będzie miał określone obowiązki przy rozwiązaniu umowy o pracę. Wydając pracownikowi świadectwo pracy, będzie musiał wydawać oddzielną, pisemną lub elektroniczną informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości jej odbioru.

Trzy najważniejsze rzeczy, które musi przekazać pracownikowi, dotyczą:

• skróconego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
• możliwości odbioru przez pracownika jego dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
• zniszczenia dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mówi pkt 2.

Konieczność informowania ZUS o długości okresów stażu oraz osiąganych w tym czasie dochodach mających wpływ na świadczenia emerytalno-rentowe sprawia, że dalsze przechowywanie akt przez 50 lat jest zbędne.

23 października 2018 Sejm uchwalił ustawę o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych. Zgodnie z nową dyrektywą przedsiębiorcy i jednostki publiczne otrzymają specjalną platformę do obiegu elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, czyli takich, które będą miały odpowiedni format.

Celem ustawy jest też eliminowanie zatorów płatniczych, błędnych i fałszywych faktur w obiegu, rozwijanie tzw. gospodarki cyfrowej, ograniczenie używania "papieru", a przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy.

„Platforma elektronicznego fakturowania będzie służyć do przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych. Nowe narzędzie pozwoli też na przetwarzanie i udostępnianie informacji związanych z realizacją tych zamówień” - tłumaczył po przyjęciu projektu ustawy przez rząd wiceminister przedsiębiorczości i technologii Tadeusz Kościński. Dodał również, że „obowiązek e-fakturowania przełoży się na wzrost cyfryzacji sektora publicznego w Polsce i korzystnie wpłynie na rozwój systemu płatności bezgotówkowych”.

Ustawa ma obowiązywać od 18 kwietnia 2019 r. (od tego dnia zamawiający będą musieli przyjmować ustrukturyzowane faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych).

Zgodnie z ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, czas przechowywania dokumentów osobowych różni się w zależności od daty zatrudnienia poszczególnych osób. Oto szczegóły:

• Zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. - okres przechowywania dokumentacji to 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego płatnika.
• Zatrudnieni po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., za których nie złożono raportu ZUS RIA - okres przechowywania dokumentacji to 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego płatnika.
• Zatrudnieni po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., za których złożono raport ZUS RIA - okres przechowywania dokumentacji to 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny ZUS RIA został złożony, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej
• Zatrudnieni po 31 grudnia 2018 r. - okres przechowywania dokumentacji to 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej

ZUS RIA – co to jest?

Przedsiębiorcy mogą skorzystać ze skróconego terminu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla umów zawartych od stycznia 1999 do grudnia 2018 roku. W pierwszej kolejności muszą jednak złożyć oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS OSW). W dokumencie tym pracodawca oświadcza, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w ww. okresie.

Jakie dane zawiera ZUS RIA?

Dane, jakie pracodawca przekazuje w raporcie ZUS RIA za zatrudnionych w latach 1999-2018:

• wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty
• okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć
• okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych i starych wykazach)
• datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany
• informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy

Wszystkie dane z raportu informacyjnego ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego (pracownika). ZUS RIA zastąpi więc obowiązek wystawiania przez pracodawców papierowych dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznawania świadczeń.

W kontekście przepisów RODO, przechowywanie kopii dowodu osobistego czy paszportu w aktach osobowych pracownika jest już niedopuszczalne, nawet za zgodą pracownika. Kopie te należy bezwzględnie usunąć z teczek pracowniczych.

W świetle obowiązujących od 25 maja 2018 r. przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) od nowo zatrudnianych pracowników pracodawca nie może już żądać skanu dowodu osobistego, prawa jazdy, czy legitymacji studenckiej w celu załączenia ich do akt osobowych i przechowywania zgodnie z przepisami o archiwizacji.

Których danych zatem może zażądać? Tylko tych, które są potrzebne do zatrudnienia, realizacji przebiegu zatrudnienia oraz realizacji obowiązków pracodawcy (jako administratora danych osobowych) wobec ZUS, US czy innych instytucji państwowych. Są to:
• imię i nazwisko
• imiona rodziców
• data urodzenia
• miejsce zamieszkania czy adres do korespondencji
• wykształcenie
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Dodatkowo od już zatrudnionego pracownika pracodawca może żądać jeszcze innych jego danych osobowych, a także imion, nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie ich jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy oraz podania numeru PESEL.

Wysokość kapitału początkowego ma wpływ na wysokość emerytury. To odtworzona kwota składek na ubezpieczenie emerytalne sprzed 1 stycznia 1999 r. Kapitał początkowy ustala ZUS, na podstawie dostarczonej przez nas dokumentacji osobowo-płacowej. Wcześniej ZUS nie był zobowiązany do prowadzenia indywidualnych kont ubezpieczonych. Nie wiadomo więc oficjalnie, ile pieniędzy faktycznie wpłacono za pracującego wtedy pracownika. Dlatego jeśli dana osoba urodziła się po 1948 r., jej wkład do systemu emerytalnego jest obliczany na podstawie stażu pracy i zarobków w tamtym okresie. Wniosek o naliczenie kapitału początkowego należy złożyć jak najszybciej. Wiele zakładów pracy, które funkcjonowały do końca 1998 r., może już nie istnieć i może być trudno ze znalezieniem dokumentów niezbędnych do ustalenia kapitału początkowego (szczególnie potwierdzających zarobki).

Dokumenty potrzebne do ustalenia kapitału początkowego:

• wniosek o ustalenie kapitału początkowego (formularz ZUS EKP)
• kwestionariusz dotyczący okresów składkowych i nieskładkowych (formularz ZUS ERP-6)
• świadectwa pracy lub zaświadczenia od pracodawców, które potwierdzają okresy zatrudnienia, albo inne dowody o okresach składkowych i nieskładkowych przed 1999 r.
• zaświadczenia, w tym o zatrudnieniu i wynagrodzeniu przed 1999 r., które wystawia pracodawca lub jego następca prawny (mogą być na formularzu ZUS Rp-7)
albo
• legitymację ubezpieczeniową z wpisami o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Osoba, która indywidualnie opłacała składkę na ubezpieczenie społeczne, albo która współpracowała przy prowadzeniu działalności gospodarczej, w kwestionariuszu ZUS Rp-6 powinna podać:

• okres, w którym prowadziła działalność lub współpracowała przy jej prowadzeniu
• rodzaj działalności
• adres miejsca, w którym była prowadzona działalność
• numer konta płatnika (NKP)
• adres ZUS, do którego opłacała składki przed 1999 r.
Do wniosku musi dołączyć oryginalne dokumenty albo ich odpisy poświadczone przez notariusza albo pełnomocnika, który jest adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.